3.1) Análisis por áreas de
responsabilidad .
El análisis del costo se basa fundamentalmente en
la evaluación
del comportamiento de los gastos y sus desviaciones; teniendo en
cuenta el lugar donde se producen y el concepto de cada
gasto, a fin de que la investigación de las causas que las motivan
permita su conocimiento y
la toma de medidas que erradiquen o al menos minoren las que
provoquen efectos negativos en los resultados.
Por tal razón, el análisis debe
enfocarse fundamentalmente hacia el área de
responsabilidad y básicamente hacia aquéllas que
deciden el proceso productivo, poniendo énfasis en la
evaluación de la eficiencia alcanzada.
En el análisis por área de
responsabilidad, el enfoque debe estar orientado a determinar las
causas de las desviaciones entre el presupuesto de gastos y su
ejecución real del período que corresponda,
teniendo en cuenta que en el
conocimiento de las causales de desviaciones negativas radica
la posibilidad de su eliminación.
El análisis debe dirigirse hacia los gastos
controlables a fin de concentrar el esfuerzo básico en los
gastos cuya variación depende del área analizada,
estableciéndose como resultado las medidas necesarias para
alcanzar la eficiencia prevista.
Al efectuarse el análisis se deben resaltar
las desviaciones más representativas, por ejemplo: en el
caso de materiales utilizados en exceso de la norma, identificar
aquéllos que más inciden en la desviación y
las causas del exceso de consumo, así como a cuál
producto o agrupación de éstos corresponden; en el
salario se debe
evaluar el comportamiento de la correlación salario
medio/productividad y
en general, cualquier variación que indique exceso de mano
de obra o una insuficiente respuesta productiva.
3.2) Análisis de las variaciones o
desviaciones del costo unitario.
Además del análisis de las desviaciones
por áreas de responsabilidad, debe tenerse presente el
correspondiente a las variaciones o desviaciones del costo de los
productos o agrupaciones de éstos que se definan en la
empresa.
El análisis del costo por producto o
agrupación de éstos, se efectúa por todas
las partidas tanto directas como indirectas, con independencia
de que dicha producción se elabore en una sola área
o en varias. Este análisis, permite evaluar la
consistencia del costo unitario predeterminado previsto en el
Plan de Costo.
En la medida que la calidad de la
información primaria y su registro sea mayor, el
análisis del costo podrá ser más efectivo en
la detección de las situaciones que incidan negativamente
en la producción de uno o varios productos o grupos de
éstos.
3.3) Análisis de las variaciones o
desviaciones por partidas
La presentación de las desviaciones por
partidas permite conocer a simple vista cómo se han
comportado o cómo han sido utilizados los recursos a ese
nivel de desglose, lo que constituye una desagregación del
costo unitario.
En la ascendencia de cada partida intervienen, por
lo general, dos factores: uno expresado en unidades
físicas y otro expresado en términos monetarios,
cualquiera de los cuales puede incidir en el costo de
producción.
Por ejemplo:
.Materias primas y materiales: factor físico
(cantidad), factor monetario (precio).
En consecuencia puede profundizarse más
en el análisis, determinando la influencia que cada uno
de esos factores tiene en la desviación total de la
partida.
Las partidas formadas por los gastos controlables
son las que se relacionan con el nivel de actividad y sobre
cuyo monto puede influenciar la gestión
de los diferentes responsables de la utilización racional
de los recursos.
No siempre el análisis tiene que estar
referido a sucesos ocurridos, sino que es utilizable en el
estudio de alternativas de decisión.
Frecuentemente ante un determinado problema que
requiere de una adecuada respuesta, el análisis de los
gastos controlables constituye un valioso instrumento en el campo
de la toma de
decisiones.
GLOSARIO DE
TERMINOS -.
Presentamos a continuación un grupo de
definiciones y conceptos de uso frecuente por igual en los
trabajos de registro de los gastos, planificación,
cálculo y análisis de los costos de
producción, en los cuales conviene asegurar una debida
uniformidad.
Gastos:Los gastos expresan el monto total,
en términos monetarios, de los recursos materiales,
laborales y financieros utilizados durante un período
cualquiera, en el conjunto de la actividad empresarial.El
concepto de gastos tiene un contenido amplio, incluyendo
además de los recursos gastados durante un período
en la producción mercantil, los gastos relacionados con el
incremento de la producción en proceso, los gastos que se
aplican al costo en períodos futuros (gastos diferidos),
los gastos vinculados a la producción resarcidos por
fuentes
especiales de financiamiento
y los gastos de las actividades ajenas a la producción.Tal
como más adelante se apreciará al examinarse el
contenido del costo, el concepto de gasto es más amplio y
refleja el consumo de cualquier recurso durante un
período de tiempo, con independencia de su destino dentro
de la empresa, por ello comúnmente se afirma que "el costo
antes de ser costo fue gasto".
Costo de Producción: El costo
de producción expresa la magnitud de los recursos
materiales, laborales y monetarios necesarios para alcanzar un
cierto volumen de producción con una determinada
calidad.
El costo de la producción está
constituido por el conjunto de los gastos relacionados con la
utilización de los activos fijos
tangibles, las materias primas y materiales, el combustible, la
energía y la fuerza de trabajo en el proceso de
producción, así como otros gastos relacionados con
el proceso de fabricación, expresados todos en
términos monetarios.
Área de Responsabilidad: Se
define como un área de responsabilidad un centro de
actividad que desarrolla un conjunto de funciones, que
pueden o no coincidir con una unidad organizativa o
subdivisión estructural dentro de la empresa, al
frente de la cual se encuentra un responsable facultado para
desplegar acciones
encaminadas a que las tareas asignadas al área se
desarrollen de forma eficiente. El área de responsabilidad
constituye la base del esquema de dirección de las
empresas, por lo cual deben estar bien definidas en cada
entidad. Una premisa básica para la
determinación de un área de responsabilidad
es que su jefe pueda controlar y accionar sobre los gastos que en
la misma se originan y consecuentemente responder por su
comportamiento.
Centro de Costo:Es una unidad o
subdivisión mínima en el proceso de registro
contable en la cual se acumulan los gastos en la actividad
productiva de la empresa a los fines de facilitar la
medición de los recursos utilizados y los resultados
económicos obtenidos.
La determinación de los centros de costo debe
hacerse centrando la atención en los objetivos a
lograr con la información que ellos proporcionan, como
base para la toma de decisiones, por lo cual debe tratarse
siempre que sea posible que se correspondan con un área de
responsabilidad claramente delimitada.
Gastos Controlables: Son aquellos que se
identifican directamente con un nivel dado de autoridad
administrativa - Área de Responsabilidad - y que son
susceptibles de control y actuación por el responsable y
el colectivo de trabajadores del área donde éstos
se originan.Todos los gastos son en definitiva controlables y
aunque a corto plazo algunos pueden no serlo, en un
período determinado de tiempo siempre es posible
establecer o asignar responsabilidad en el funcionario que pueda
ejercer esta acción.
Presupuesto de Gastos: Un presupuesto de
gastos es un estado que
muestra una información estimada de los resultados de un
programa o un
plan de operación y representa una proyección de
condiciones y sucesos futuros, expresados desde un punto de vista
monetario y constituye el pronóstico, objetivos y metas a
alcanzar por los jefes y trabajadores de un colectivo laboral
(área de responsabilidad).
Elementos del Gasto: Es un concepto
económico asociado al gasto que permite la
cuantificación de los recursos materiales, laborales y
monetarios en los cuales se expresan los gastos de trabajo vivo y
pretérito para un período en el conjunto de la
actividad empresarial. Los elementos indican los conceptos
de los gastos según su naturaleza.
Esta forma de agrupación sigue como criterio
reunir los gastos en diferentes grupos de acuerdo con su
homogeneidad económica.
Partidas del Costo: Es un concepto
económico asociado al costo de producción, empleado
para agrupar los gastos, identificar el lugar donde éstos
se originan y la forma directa o indirecta en que inciden en el
costo.
Se utiliza en la determinación de los costos,
tanto en la etapa del plan como en el real, pudiendo
crearse para ello la nomenclatura necesaria para identificarlas
según los requerimientos del proceso productivo de cada
empresa.El uso de la partida permite la precisión e
información del comportamiento de los costos, creando las
premisas que facilitan el control oportuno de las desviaciones
surgidas durante la ejecución del Plan.
Costos Fijos: Son los que permanecen
inalterables independientemente de los aumentos o disminuciones
de la producción, dentro de ciertos límites.
Ejemplo: salario del personal
administrativo y medidas de protección.
Costos Variables:
Varían proporcionalmente a los cambios experimentados en
el volumen de la producción. Ejemplo: materias
primas y materiales directos, combustible y energía con
fines tecnológicos.
Costo Directo: Comprende los gastos que son
identificables directamente con una producción o servicio.
Ejemplo: materias primas, salarios de los
obreros directos a la producción, etc.
Costo Indirecto: Está constituido
por los gastos que no son identificables con una
producción o servicio dado, relacionándose con
éstos en forma indirecta. Ejemplo: reparación
y mantenimiento.
Costo Fabril: Incluye los gastos incurridos
en el proceso productivo, ya sean directos o indirectos, hasta la
terminación del producto en condiciones de encontrarse
listo para su entrega.
Costo Total: Incluye el costo fabril
más los gastos incurridos en su proceso de distribución y venta.
Costo Real: Está constituido por el
conjunto de gastos efectivamente incurridos por la empresa o
unidad organizativa en determinado período de tiempo,
asociados a la producción.
Comprende los gastos ocasionados para garantizar la
producción de bienes
materiales y servicios prestados expresados en forma monetaria y
que incluye fundamentalmente el valor de los
objetos de trabajo insumidos, el trabajo
vivo expresado como salario y los gastos relacionados con la
depreciación de los activos fijos
tangibles.
Costos Predeterminados: Los costos
predeterminados son los que se calculan con anterioridad al
inicio del proceso productivo tomando como base condiciones
futuras específicas. Reflejan primordialmente lo que
los costos "deben ser". Los costos predeterminados, en
dependencia del grado de precisión que se logre en su
cálculo se subdividen en Costos Estimados y Costos
Estándar.
Costos Estimados:Son costos que se calculan
sobre bases de conocimiento y experiencia, antes de iniciarse el
proceso productivo. Mediante el costo estimado se obtienen
aproximaciones de lo que se debe gastar.
Constituyen la técnica primaria de los costos
predeterminados, pudiendo en aspectos parciales, utilizar
métodos con cierta precisión, pero no en su
totalidad lo cual los diferencia de los costos
estándar.
Costos Estándar: Son costos
cuidadosamente predeterminados que constituyen costos "objetivo",
es decir que deben lograrse mediante operaciones
eficientes. Los costos estándar permiten efectuar
cálculos muy rigurosos de la eficiencia empresarial, al
apoyarse en normas y normativas científicamente
argumentadas de materias primas y materiales, fuerza de trabajo y
gastos indirectos que intervienen en el proceso
productivo.
En su etapa inicial, cuando las condiciones
organizativas no permiten una gran rigurosidad en el
cálculo, se identifican como "costos normados".
Costos Planificados: Son costos asociados a
la necesidad de la planificación, que permiten prever la
utilización racional de los recursos materiales, laborales
y financieros, a fin de lograr los volúmenes previstos de
producción con el mínimo de gastos. El costo
planificado permite además un nivel de coherencia con
otras categorías del plan técnico
económico.
En su determinación el costo planificado puede
ser estimado o estándar en dependencia de la
precisión de su base de cálculo, ya sean
estimaciones o aplicación de normas y normativas
científicamente argumentadas.
Lineamientos Ramales :Los Lineamientos
Ramales son documentos
normativos que adecúan lo establecido por los Lineamientos
Generales para la Planificación y
Determinación del Costo de Producción, acorde
con las especificidades de cada rama de la economía,
garantizando que no se vulnere lo dispuesto en dichos
Lineamientos Generales .
Los Lineamientos Ramales se confeccionan por los
organismos o uniones rectores de cada actividad económica,
debiendo permitir, a partir de éstos, la confección
de los sistemas de costo
en las empresas, por lo cual, unido a los Lineamientos Generales,
constituyen su base normativa.
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